Sertifikasi ISO adalah tonggak penting bagi perusahaan yang ingin menunjukkan komitmen terhadap kualitas, keamanan, atau keberlanjutan. Namun tidak semua proses sertifikasi berjalan mulus. Faktanya, cukup banyak perusahaan yang pengajuan sertifikasi ISO ditolak karena berbagai alasan. Ini bisa mengecewakan, tetapi kabar baiknya: penolakan bukan akhir dari segalanya.
Artikel ini akan membahas secara lengkap mengapa sertifikasi ISO bisa ditolak, dan apa langkah-langkah terbaik untuk memperbaiki dan mengajukan ulang dengan hasil yang lebih baik.
Mengapa Sertifikasi ISO Bisa Ditolak?
1. Dokumentasi Tidak Sesuai Persyaratan
Salah satu alasan paling umum adalah ketidaksesuaian dokumen. Entah karena dokumen tidak lengkap, belum diperbarui, atau tidak sesuai dengan format dan struktur ISO yang berlaku.
Contoh Kasus:
Perusahaan memiliki SOP, tetapi tidak mencantumkan versi revisi, tidak ada bukti implementasi, atau dokumen tidak sinkron dengan praktik lapangan.
2. Sistem Manajemen Belum Diimplementasikan Secara Nyata
ISO bukan hanya soal dokumen, tapi implementasi nyata di lapangan. Jika auditor menemukan bahwa sistem manajemen tidak berjalan sesuai prosedur yang ditetapkan, sertifikasi bisa ditolak.
Tanda-tandanya:
-
Tidak ada bukti pelatihan atau sosialisasi ke karyawan
-
Tidak dilakukan audit internal sebelum audit sertifikasi
-
Tidak ada tindakan perbaikan atas temuan sebelumnya
3. Audit Internal Tidak Pernah Dilakukan
Salah satu syarat utama sebelum audit sertifikasi adalah melakukan audit internal. Jika perusahaan melewati tahapan ini, atau audit internal dilakukan sekadar formalitas tanpa tindak lanjut, hasilnya akan menjadi catatan serius.
4. Tidak Ada Tinjauan Manajemen (Management Review)
Management review merupakan proses evaluasi dari level manajemen atas terhadap efektivitas sistem manajemen. Jika ini tidak dilakukan atau tidak terdokumentasi, auditor bisa menolak memberikan sertifikat.
5. Ketidaksesuaian Mayor Saat Audit Eksternal
Ketidaksesuaian mayor (major non-conformities) adalah pelanggaran besar terhadap persyaratan standar. Jika ditemukan satu atau lebih, biasanya proses sertifikasi akan ditunda hingga perbaikan dilakukan.
Apa Solusinya Jika Sertifikasi ISO Ditolak?
1. Lakukan Analisis Akar Masalah (Root Cause Analysis)
Cari tahu penyebab utama penolakan. Tinjau laporan audit eksternal dan identifikasi semua ketidaksesuaian yang ditemukan.
2. Tindak Lanjuti Semua Temuan
Buat rencana tindakan korektif dan pastikan implementasinya. Dokumentasikan semua tindakan perbaikan dan hasilnya sebagai bukti bagi audit ulang.
3. Revisi dan Lengkapi Dokumentasi
Tinjau kembali semua dokumen ISO yang dimiliki. Pastikan:
-
Dokumen sesuai dengan struktur standar ISO yang berlaku
-
Ada catatan revisi dan kontrol dokumen
-
Semua prosedur memiliki bukti implementasi
4. Lakukan Audit Internal Ulang
Audit internal adalah bagian penting dari siklus perbaikan berkelanjutan. Gunakan hasilnya untuk mengevaluasi efektivitas tindakan korektif yang sudah dilakukan.
5. Libatkan Konsultan atau Lembaga Sertifikasi Berpengalaman
Jika Anda merasa kesulitan mengidentifikasi masalah atau memperbaiki sistem, bekerja sama dengan lembaga sertifikasi berpengalaman seperti TSA Certification bisa menjadi solusi terbaik.
Kapan Bisa Mengajukan Sertifikasi Ulang?
Umumnya, perusahaan bisa mengajukan ulang setelah semua temuan diperbaiki dan dilakukan audit internal tambahan. Lembaga sertifikasi akan memberikan jadwal audit ulang setelah bukti koreksi dikirimkan.
Namun, jika terlalu banyak pelanggaran, perusahaan mungkin perlu mengulang seluruh proses dari awal, termasuk pra-audit dan konsultasi teknis.
Cegah Penolakan: Tips Agar Sertifikasi ISO Lancar
✓ Pastikan Sistem Sudah Dijalankan
Jangan hanya menyiapkan dokumen, pastikan seluruh prosedur ISO sudah berjalan di seluruh bagian perusahaan.
✓ Libatkan Manajemen Puncak
Komitmen dari level tertinggi perusahaan sangat penting dalam penerapan sistem manajemen ISO.
✓ Lakukan Audit Internal Secara Serius
Audit internal bukan hanya formalitas. Gunakan hasilnya sebagai bahan evaluasi dan perbaikan sebelum audit eksternal.
✓ Gunakan Lembaga Sertifikasi Terpercaya
Pilih lembaga yang bisa mendampingi Anda secara profesional, seperti TSA Certification, yang juga menyediakan konsultasi gratis sebelum proses audit dilakukan.
Kenapa Pilih TSA Certification?
TSA Certification / PT Tridaya Semesta Abadi adalah lembaga sertifikasi internasional yang telah menangani ratusan proses sertifikasi ISO di berbagai sektor industri.
Kami tidak hanya melakukan audit, tapi juga:
-
Memberikan pemahaman teknis terhadap ketidaksesuaian
-
Memberikan konsultasi gratis untuk membantu perusahaan lulus sertifikasi
-
Menyediakan sertifikat yang diakui secara global
Ditolaknya sertifikasi ISO bisa terasa mengecewakan, tapi bukan akhir dari segalanya. Dengan analisis yang tepat dan tindakan korektif yang efektif, perusahaan tetap bisa mencapai sertifikasi di tahap berikutnya. Jadikan penolakan sebagai kesempatan untuk memperkuat sistem manajemen di perusahaan Anda. Dan pastikan Anda didampingi oleh lembaga sertifikasi profesional seperti TSA Certification untuk memastikan proses berikutnya berjalan sukses dan sesuai standar.