Banyak perusahaan merasa lega setelah dinyatakan lulus audit dan mendapatkan sertifikasi ISO. Namun, tantangan sebenarnya justru dimulai setelah itu. Sertifikasi ISO bukan penghargaan seumur hidup. Ia perlu dijaga, dipelihara, dan dibuktikan bahwa sistem yang telah dibangun memang berjalan sesuai standar.
Mempertahankan sertifikasi ISO adalah proses berkelanjutan, bukan kegiatan satu kali. Jika tidak dijaga, status sertifikasi bisa dicabut—dan ini bisa berdampak langsung pada kepercayaan pelanggan, peluang tender, hingga reputasi perusahaan.
Kenapa Sertifikasi ISO Bisa Dicabut?
Sertifikasi ISO memiliki masa berlaku, umumnya tiga tahun, dengan audit pengawasan tahunan. Namun, jika selama periode itu perusahaan:
-
Tidak menjalankan sistem manajemen dengan konsisten
-
Mengabaikan temuan dari audit sebelumnya
-
Gagal menunjukkan bukti penerapan sistem yang efektif
-
Tidak melakukan audit internal dan tinjauan manajemen
…maka lembaga sertifikasi berhak mencabut atau menangguhkan sertifikasi.
Langkah-Langkah Mempertahankan Sertifikasi ISO
1. Lakukan Audit Internal Secara Konsisten
Audit internal bukan hanya rutinitas, tetapi cermin dari penerapan sistem manajemen Anda. Jadwalkan audit internal minimal setahun sekali, atau lebih sering jika ada perubahan signifikan. Dokumentasikan temuan dan tindak lanjutnya secara rapi.
2. Tinjauan Manajemen Secara Berkala
Manajemen puncak harus aktif meninjau efektivitas sistem. Tinjauan ini mencakup evaluasi capaian target, hasil audit internal, keluhan pelanggan, dan perbaikan yang telah dilakukan. Ini penting sebagai bukti komitmen top management dalam sistem ISO.
3. Tindak Lanjuti Temuan Audit Eksternal
Jangan hanya menunggu jadwal audit tahunan. Temuan dari audit sebelumnya harus segera ditangani dengan bukti tindakan korektif. Ketidaktertiban dalam perbaikan adalah salah satu alasan umum penangguhan sertifikat.
4. Update Dokumen Jika Ada Perubahan
Perusahaan yang dinamis pasti mengalami perubahan. Perubahan struktur organisasi, proses bisnis, atau peraturan wajib diikuti pembaruan dokumen sistem ISO. Gunakan sistem dokumentasi yang rapi agar versi dokumen tidak simpang siur.
5. Lakukan Pelatihan Rutin kepada Karyawan
Pastikan setiap karyawan memahami perannya dalam penerapan ISO. Lakukan refresh training secara berkala, khususnya jika ada karyawan baru atau perubahan sistem.
6. Monitor Kepatuhan Harian
Libatkan semua divisi dalam penerapan harian. Misalnya pada ISO 9001, pastikan kontrol mutu dilakukan setiap proses. Untuk ISO 27001, pastikan kebijakan keamanan informasi dipatuhi. Untuk ISO 45001, lakukan inspeksi K3 secara berkala. Semua ini harus terdokumentasi.
Tips Praktis Menjaga Sistem ISO Tetap Hidup
Gunakan Teknologi
Gunakan tools sederhana seperti Google Drive, Notion, atau software manajemen mutu untuk menyimpan dokumen dan rekam jejak tindakan. Ini akan memudahkan saat audit.
Buat Tim ISO Internal
Bentuk tim kecil lintas departemen yang bertanggung jawab atas monitoring implementasi ISO. Ini bisa mempercepat tindak lanjut dan memastikan keterlibatan semua pihak.
Jangan Jadikan ISO sebagai Beban
ISO seharusnya bukan pekerjaan tambahan, tapi bagian dari sistem kerja harian. Jika semua proses sudah sesuai standar, mempertahankannya akan terasa lebih ringan.
Peran Lembaga Sertifikasi dalam Proses Pemeliharaan
Lembaga sertifikasi seperti TSA Certification / PT Tridaya Semesta Abadi tidak hanya hadir saat audit awal saja. Kami juga melakukan audit surveillance tahunan untuk memastikan sistem tetap berjalan.
Kami menyediakan:
-
Konsultasi gratis untuk meninjau kesiapan audit tahunan
-
Review dokumen dan temuan audit sebelumnya
-
Pendampingan dalam penyusunan tindakan korektif
-
Rekomendasi perbaikan sistem yang realistis dan aplikatif
Dengan dukungan ini, Anda tidak hanya mempertahankan sertifikat ISO, tetapi juga menjadikan sistem manajemen sebagai bagian dari budaya kerja perusahaan.
Mendapatkan sertifikasi ISO hanyalah awal. Mempertahankan sertifikasi ISO membutuhkan komitmen jangka panjang, sistem yang hidup, dan keterlibatan aktif seluruh bagian organisasi. Audit tahunan bukan ancaman jika sistem Anda dijalankan dengan konsisten.
Jika Anda ingin memastikan sistem ISO Anda tetap berjalan efektif dan tidak berisiko dicabut, TSA Certification hadir sebagai mitra terpercaya. Sebagai lembaga sertifikasi internasional, kami siap mendampingi Anda dalam proses pemeliharaan dan pengembangan sistem manajemen, lengkap dengan konsultasi gratis sebelum audit.